Politique de confidentialité.

IMMERSIV ELEMENT, SARL au capital de 1 500 €, immatriculée sous le numéro 854 097 912 RCS Strasbourg, exploite le service Immersiv Booth. Son siège est situé au 29 avenue de Périgueux, 67800 Bischheim, France.

Pour les demandes commerciales, la gestion de ses clients et les fonctionnalités du site qu’elle détermine, IMMERSIV ELEMENT est responsable du traitement. Contact pour les données personnelles : hello@immersivbooth.fr ou l’adresse postale ci-dessus.

La présente politique concerne les visiteurs du site, les personnes qui nous contactent, les clients et les participants aux événements. Les règles spécifiques aux photos sont exposées à l’article 6.

Pour les photos de votre événement : IMMERSIV ELEMENT assure la création des images, leur remise selon la prestation commandée et la suppression de ses copies selon le délai annoncé. Pour une question sur une photo ou l’exercice de vos droits, contactez-nous à hello@immersivbooth.fr.

Si l’organisateur reçoit les photos par l’Export complet et souhaite ensuite les publier, par exemple sur le site de son entreprise, il doit encadrer cette utilisation et respecter les droits des personnes photographiées. La commande de l’animation ne vaut pas autorisation de diffusion publicitaire.

• Demande de location : nom, e-mail, téléphone, entreprise si renseignée, type d’événement, date, ville ou lieu, estimation du nombre d’invités, formule, quantités de thèmes et options, demande de conseil et message libre.
• Suivi de la relation : échanges, devis et documents acceptés, référence de demande, factures, état des paiements et justificatifs nécessaires.
• Préférences et carnet : mode jour/nuit, configuration d’un événement et étapes de préparation cochées, conservés dans le navigateur selon l’article 4.
• Photographies : images prises pendant l’animation, versions transformées, cadres et informations nécessaires à leur remise, notamment référence de session ou lien de téléchargement.
• Fonctionnement technique : les échanges réseau avec les services d’hébergement peuvent comporter une adresse IP, la date de connexion, la ressource demandée et des informations sur le navigateur.

Merci de ne pas ajouter dans le message libre de données sensibles ou d’informations concernant des tiers qui ne sont pas nécessaires à votre demande.

Pour les demandes commerciales, la relation client et les fonctionnalités du site, les usages et bases juridiques sont les suivants.

Une demande de devis ou une participation à l’animation ne vaut pas inscription générale à des campagnes publicitaires. Une éventuelle prospection ou utilisation promotionnelle des portraits doit respecter ses conditions propres ; elle n’est pas déduite de l’acceptation des CGV.

La création, la remise et la conservation des photos sont décrites à l’article 6.

Le carnet de préparation fonctionne dans le navigateur utilisé. Il ne constitue pas actuellement un compte client synchronisé entre appareils.

Le site ne conserve pas le nom, l’e-mail, le téléphone, l’entreprise ni le message libre dans ce stockage persistant. Ces champs restent présents dans la page pendant leur saisie et sont destinés à être transmis lors de l’envoi de la demande.

Le stockage local n’envoie pas à lui seul le carnet à l’équipe. Les informations d’événement figurent néanmoins dans la demande lorsque vous choisissez de la transmettre. Vous pouvez effacer le carnet avec le bouton « Effacer mon carnet sur cet appareil » du site ou supprimer les données du site dans les réglages de votre navigateur. Cela ne supprime pas les demandes déjà reçues par e-mail.

Un récapitulatif que vous téléchargez est enregistré sur votre appareil. Si vous utilisez la copie dans le presse-papiers, le texte y est placé à votre demande et suit ensuite le fonctionnement de votre système.

Le nom, l’e-mail et le téléphone sont nécessaires pour traiter la demande présentée dans le formulaire. L’entreprise et le message complémentaire sont facultatifs. Les informations d’événement et les choix de prestation permettent de préparer une réponse adaptée.

Les demandes effectivement reçues sont destinées à l’équipe Immersiv Booth, notamment à l’adresse hello@immersivbooth.fr. Elles servent à répondre, établir le devis et organiser la relation. Le formulaire ne réalise aucun paiement et ne confirme pas à lui seul la réservation.

La case du formulaire concernant l’utilisation des coordonnées n’autorise ni la publicité ni l’utilisation des photos. Le traitement nécessaire à votre demande relève de la base indiquée à l’article 3.

Vous pouvez également adresser votre demande directement à hello@immersivbooth.fr.

Les demandes envoyées par le formulaire sont enregistrées dans une base de données du site, accessible à l’équipe autorisée depuis son administration. Une notification est ensuite envoyée à hello@immersivbooth.fr. En cas d’échec de cette notification, la demande reste disponible dans l’administration.

La borne produit une photographie transformée par intelligence artificielle pour l’animation de l’événement.

QR individuel : il permet de récupérer la version numérique de la photo de la session. Le QR code est propre à chaque session et change à la session suivante. Il ne donne pas accès à une galerie de l’événement.

Export complet : lorsque cette option est commandée, le lien Google Drive adressé à l’organisateur contient les photos générées et conservées pour l’événement. Il est envoyé le lendemain ou le surlendemain. La date et l’heure limites de téléchargement sont communiquées dans l’e-mail.

L’Export complet est destiné à l’organisateur ayant commandé cette option. Il ne lui donne pas automatiquement le droit de publier les portraits des invités. Toute utilisation ultérieure doit respecter les droits des personnes photographiées.

Suppression sous 72 heures : les originaux, rendus et copies des photos conservés sous le contrôle d’IMMERSIV ELEMENT sont supprimés au plus tard 72 heures après la fin de l’événement. Cela inclut l’espace de remise et les copies de travail concernées. Le délai ne repart pas lors de l’envoi du lien.

Les exemplaires déjà téléchargés par l’organisateur ou les participants restent sous leur contrôle. La suppression chez IMMERSIV ELEMENT ne les efface pas sur leurs appareils. Les éventuels délais techniques résiduels des sauvegardes du fournisseur de stockage sont distincts de la suppression des copies accessibles par l’entreprise.

L’accès est limité aux personnes habilitées qui ont besoin des informations pour leur mission : gestion des demandes, organisation des prestations, assistance, comptabilité et traitement des réclamations. Les conseils et autorités compétentes peuvent recevoir les éléments nécessaires lorsqu’une obligation ou une procédure le justifie.

Un lien de téléchargement transférable peut permettre l’accès à toute personne qui le reçoit. L’organisateur doit préserver la confidentialité du lien et respecter les droits des participants avant toute diffusion des portraits.

Resend intervient pour transmettre les notifications de réservation : coordonnées du demandeur, informations sur l’événement, choix de prestation et message complémentaire. L’adresse du demandeur permet à l’équipe de lui répondre. Aucun suivi d’ouverture ou de clic n’est ajouté par le code du formulaire.

Les durées sont définies selon l’usage. La règle de 72 heures concerne les photos de l’animation, pas les documents comptables ou les coordonnées liées à un contrat.

Le site utilise le stockage du navigateur décrit à l’article 4. Les pages du site n’intègrent actuellement aucun pixel publicitaire ni outil Google Analytics. Le service d’hébergement Sites indique produire automatiquement des statistiques de fréquentation.

Les outils strictement nécessaires au service demandé suivent leur régime propre. Les autres traceurs nécessitent un consentement préalable, sauf exemption applicable.

Tout ajout d’outils publicitaires ou de mesure d’audience soumis au consentement fera l’objet d’une information et d’un choix préalable. Vous pourrez accepter, refuser ou retirer votre accord sans perdre l’accès au site.

Les liens externes peuvent conduire vers des services soumis à leurs propres informations de confidentialité.

Le recours à un fournisseur international peut impliquer un traitement ou un accès à des données depuis un pays situé hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen. La seule présence d’un serveur européen ne permet pas d’exclure tout transfert.

Pour l’hébergement Sites, les conditions OpenAI renvoient à un accord de traitement des données. Celui-ci prévoit, pour les transferts de données de l’EEE concernés, une décision d’adéquation applicable ou des accords contenant les clauses contractuelles types. Sites ne propose pas actuellement de garantie de résidence des données dans un pays déterminé. L’adresse irlandaise du fournisseur ne signifie donc pas que toutes les données restent en Irlande.

Vous pouvez demander des informations sur les garanties applicables à vos données à hello@immersivbooth.fr.

Les notifications Resend sont expédiées depuis la région Irlande. Ce choix ne signifie pas que toutes les données sont stockées en Europe : Resend indique stocker les données de compte, métadonnées des e-mails, journaux et enregistrements API aux États-Unis. Consultez les précisions de Resend sur les régions d’envoi.

Selon les traitements et leur base juridique, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, vous y opposer et, lorsque les conditions sont réunies, demander leur portabilité. Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer pour l’avenir sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur.

Écrivez à hello@immersivbooth.fr ou au siège social. Pour une photo, précisez l’événement et les éléments permettant de retrouver la session sans communiquer inutilement des données sur les autres invités. Une vérification proportionnée de votre identité peut être demandée en cas de doute raisonnable.

La réponse est apportée dans les délais légaux, en principe sous un mois. Une prolongation de deux mois peut intervenir si la complexité ou le nombre des demandes le justifie ; vous en êtes informé dans le premier mois. L’exercice des droits est en principe gratuit, sous réserve des exceptions légales pour les demandes manifestement infondées ou excessives.

L’Export complet payant est un service distinct : un participant n’a pas à l’acheter pour exercer un droit d’accès à ses propres données. Ce droit ne donne pas accès à l’ensemble des photos des autres personnes. Nous ne pouvons pas restituer un fichier qui a déjà été effectivement supprimé et dont aucune copie n’est conservée.

Vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Vous disposez également, dans les conditions du droit français, de la faculté de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Les informations destinées aux invités doivent être compréhensibles, y compris pour les mineurs. La présence d’un adulte ou l’action d’une seule personne devant l’écran ne vaut pas automatiquement autorisation pour toutes les personnes photographiées.

La publication d’un portrait sur un site, un réseau social ou un support publicitaire constitue un usage distinct de la création et de la remise du souvenir.

La présente politique ne contient aucune autorisation générale de réutilisation publicitaire. Toute utilisation promotionnelle doit être encadrée séparément selon les personnes concernées, le support, la finalité et la durée.

Les mesures de sécurité doivent être adaptées aux données et à leur utilisation : accès réservé aux personnes habilitées, partage limité, protection des comptes et suppression selon les échéances annoncées. Aucun service ne peut promettre une sécurité absolue.

Les éventuels incidents de données sont traités selon les obligations applicables, notamment en matière de notification lorsqu’elle est requise. Les modifications importantes du traitement donnent lieu à une information adaptée.